Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à organiser un événement à l’étranger comme l’activation d’une équipe, ou le lancement de nouveaux produits. C’est plus simple lorsqu’il s’agit d’un événement qui ne nécessite pas de déplacement, mais quand on parle d’organisation à l’étranger c’est toute une autre histoire. Découvrez ici alors comment procéder pour bien réussir ce projet.
Les motifs pour organiser un événement à l’étranger
Effectuer un dépaysement renforce la cohésion puisque vous allez découvrir ensemble la culture locale d’un pays, parler une autre langue, dans ce cas certaines personnes peuvent être intimidées. Il s’agit de sortir de l’ordinaire en faisant des activités nouvelles entre groupes. De cette façon, votre collaborateur prendra conscience de l’importance de l’union.
Organiser un événement dans un autre pays est le meilleur moyen de motiver ses collaborateurs. Tout le monde aime partir à l’étranger, vous pouvez donc leur offrir cette opportunité. Ainsi ils se sentiront plus valorisés. Si votre équipe motivée, vous avez la garantie que la productivité de l’entreprise augmentera puisqu’ils vont assurer en quantité ainsi qu’en qualité.
C’est également une bonne façon de favoriser sa visibilité, car ainsi vos partenaires et clients vont constater que votre société est dynamique et performante. Vous pourrez aussi acquérir de nouveaux marchés, c’est l’occasion de mettre en avant vos produits face aux différents acteurs économiques qui se trouvent dans ce pays de destination, il y aura donc une possibilité de contracter avec d’autres partenaires.
La meilleure manière de procéder
À première vue, organiser un événement semble être difficile, mais en établissant un planning tout fonctionnera à merveille. En effet, il est préférable de dresser une liste de tâches à accomplir comme la réservation de l’hôtel, les billets d’avion, l’endroit où va se dérouler l’événement.
Une fois que tous ces détails sont fixés, il est alors temps de choisir les activités. Il est évident que ce serait difficile d’effectuer le bon choix vu que vous n’êtes pas encore sur place. Mais, pour éviter les mauvaises surprises, il vaut mieux tout prévoir à l’avance. Il faudra aussi établir une feuille de route qui comporte les éléments importants de l’événement. Location de table, des éléments de communication, la préparation d’un photocall…
Il est aussi essentiel de se renseigner sur le pays qui vous accueillera. Bien que vous prévoyez de rejoindre un pays européen, les réglementations en vigueur ne sont pas les mêmes. Ainsi, vous devez avoir des informations sur la demande de visa, le passeport, les devises ainsi que les conditions météorologiques pendant le temps que vous allez rester là-bas. Il faut également s’assurer que les dossiers de chaque participant soient aux normes, par exemple s’ils n’ont pas oublié leur carte d’identité, passeport ou assurances.
Pour être plus professionnel, vous êtes tenu d’arriver sur le lieu un jour avant les participants. Cela vous permettra de vérifier si tout est en ordre, c’est aussi une occasion d’éclaircir certains points qui ne conviennent pas à votre demande. Dans le cas où vous n’avez pas de temps pour planifier à l’avance, vous pouvez faire appel à un expert qui pourra organiser efficacement votre événement à l’étranger.